Avanzando de la Comprensión a la Construcción
El proyecto tiene una duración total de 6 meses (Julio a Diciembre). Cerramos exitosamente los meses 1 y 2 al 100%, con 4 talleres hitos ejecutados, 13 entrevistas individuales aprobadas y la revisión de 67 documentos. Nos encontramos en el Mes 3 (Septiembre) con el Taller "Propósito Compartido" programado para el 25 de Septiembre, priorizando la Preservación del Conocimiento de Automatización con Gustavo Céspedes y emitiendo el Boletín Informativo #4.
Lanzamiento, Evolucionamos juntos, Contención y Gestión de procesos.
4 líderes + 3 de compensación + 6 adicionales aprobadas y realizadas.
Revisión exhaustiva de documentos y manuales de la copropiedad.
Boletines #1, #2 y #3 completados; en preparación el Boletín #4.
Talleres Hito del Proyecto
Sesión de Lanzamiento
Apertura con todo el personal, alineación y principios.
Evolucionamos Juntos
Cierre de diagnóstico, cultura organizacional y sensibilización.
Contención Post-terremoto
Contención emocional tras el sismo y rescate del saber técnico.
Gestión del cambio y procesos
Articulación operativa, visión de macroprocesos y acuerdos.
Propósito Compartido
Conexión del rol individual con la visión estratégica del edificio.
Logros Consolidados (Meses 1 y 2)
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4 Talleres Hito Ejecutados: Lanzamiento (03/Jul), "Evolucionamos juntos" (31/Jul - Mafe), Contención Post-terremoto (20/Ago - Diana) y "Gestión del cambio y procesos" (24/Ago - Diana).
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13 Entrevistas Ejecutadas y Aprobadas: 4 entrevistas iniciales + 3 de compensación horaria + paquete de 6 entrevistas adicionales totalmente aprobadas y ejecutadas.
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Revisión de 67 Documentos: Revisión minuciosa de los 67 documentos organizacionales entregados para definir la taxonomía de macroprocesos.
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Compensación Horaria Total: 3 entrevistas el 31 de agosto saldaron las 3 horas diferidas por sismo (100% al día).
Foco Septiembre & Octubre
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Taller "Propósito Compartido" (25 de Septiembre): Taller vivencial liderado por María Fernanda Castaño con el personal del edificio para alinear la visión común.
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Preservación del Conocimiento de Automatización: Gustavo Céspedes asume como Jefe unificado de Mantenimiento y Automatización; prioridad en custodiar el know-how del BMS Metasys, Centro de Control y torniquetes.
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Validación del Mapa de Macroprocesos: Consolidación de los macroprocesos con la Sponsor Carolina Upegui y Gustavo Céspedes.
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Foco Octubre · Caracterización de Macroprocesos: Documentación formal de la caracterización de macroprocesos y estructuración de planes de procesos por subprocesos (sin manuales operativos ni de mantenimiento).
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Emisión del Boletín Informativo #4: Preparación y difusión del Boletín #4 para toda la copropiedad.
Hoja de Ruta Estratégica · 6 Meses de Transformación
Evolución metodológica del Edificio Banco de Bogotá P.H. desde el diagnóstico hasta la operación sostenible.
Etapa 1: COMPRENDER
Diagnóstico sistémico de cultura, clima, personas y procesos. Identificación de resistencias y oportunidades de mejora.
Etapa 2: CONSTRUIR (I)
Gestión del conocimiento, visión compartida, contención ante sismo, revisión de 67 documentos y 9 entrevistas.
Etapa 2: CONSTRUIR (II)
Taller de Propósito Compartido (25 Sep), validación de Macroprocesos con Gustavo Céspedes, preservación de automatización y Boletín #4.
Caracterización & Planes de Procesos
Documentación formal de la caracterización de macroprocesos y estructuración de los planes de procesos por subprocesos.
Etapa 3: CONSOLIDAR (I)
Perfiles de cargo actualizados (MA-GAR), manual de funciones, matriz de indicadores (KPIs) y control de gestión.
Etapa 3: CONSOLIDAR (II)
Transferencia formal de conocimiento, empalme de capacidades instaladas, lecciones aprendidas y cierre del proyecto.
Trazabilidad de Actividades (46 Actividades)
Monitoreo detallado de actividades ejecutadas (Meses 1 y 2) y desglose de pendientes (Meses 3 a 6) de Diana y Mafe.
| ID / Mes | Actividad / Hito | Eje de Trabajo | Responsable | Fecha | Entregable Asociado | Observaciones / Ajustes | Estado |
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Centro de Procesos & Ciclo PHVA
Arquitectura de Macroprocesos, Fichas de Caracterización Oficiales y Matriz Operativa PHVA (173 Actividades en Campo).
Mapa Interactivo de Procesos de la Copropiedad
Haz clic en cualquier tarjeta de proceso para cargar su Ficha de Caracterización y Matriz Operativa PHVA.
Eje Estratégico & Gobierno de la Copropiedad
Gestión Gerencial y Presupuestaria
Dirección general, representación legal, gobernanza institucional y optimización financiera de la copropiedad.
Asamblea General, sesiones mensuales de Consejo, comités técnicos y libro de actas oficial.
Dirección institucional, políticas, relacionamiento C-Level Banco de Bogotá y PQRS directivas.
Anteproyecto presupuestal (~30 rubros), control mensual, variaciones, fondo de imprevistos e informes NIIF.
Asesoría legal Ley 675/2001, conceptos, representación civil/policiva, acuerdos prejudiciales y notariales.
Plan de compras, TDRs, 3 cotizaciones, contratos, órdenes FR-GAR-004, pólizas, supervisión y actas de liquidación.
Eje Misional & Operativo de la Copropiedad (Infraestructura)
Línea Técnica y de Infraestructura Operativa (Facility Management)
Gestión de Mantenimiento Integral de Infraestructura y Equipos
Conservación preventiva y correctiva de subestación eléctrica, climatización HVAC, hidrosanitario/RCI, ascensores y obra locativa.
Gestión de Automatización y Seguridad Electrónica
Supervisión en tiempo real de BMS Metasys, centro de monitoreo CCTV 24/7, control de accesos Honeywell EBI y resguardo digital.
Eje de Apoyo y Soporte Transversal (9 Procesos)
Línea de Gestión Administrativa, Contable y Financiera (50 Act.)
Cobros administrativos, facturación de áreas comunes e ingresos.
Contabilización diaria, estados financieros NIIF e impuestos.
Órdenes de giro fiduciarias, dispersión con token, pagos, fondo fijo de caja menor y arqueos.
Monitoreo de acreencias, acuerdos de pago y cobro jurídico.
Línea de Soporte Operativo, Gestión Humana y Servicios Generales (51 Act.)
Personal y Nómina
Programación de turnos, novedades de nómina, horas extras y seguridad social (PILA).
Seguridad y Salud (SG-SST)
Matriz de peligros IPEVR, COPASST, brigadas, permisos de alturas y simulacros.
Gestión Ambiental (GA)
Plan de Residuos (PIR), centro de acopio, entrega de RESPEL y campañas ecológicas.
Servicios Generales & Aseo
Supervisión de Summar, control de insumos químicos, aseo y control de plagas.
Control Documental & Actas
Tabla de retención TRD, libros de actas, correspondencia y Habeas Data.
Matriz Operativa del Ciclo PHVA & Ficha de Caracterización
Desglose detallado de las 173 actividades operativas distribuidas en Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, vinculadas a sus insumos, herramientas y entregables.
| Ítem / Fase PHVA | Subproceso / Etapa | Actividad Específica Detallada | Responsable | Entradas (Insumos) | Herramientas y Normas | Salidas (Entregables) | Frecuencia |
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Gestión del Conocimiento y Control Documental
Catálogo maestro de los 114 documentos, manuales organizacionales, perfiles de cargo, formatos operativos y protocolos técnicos clasificados por procesos ISO/PHVA.
Tabla Maestra de Control Documental
Catálogo oficial de todos los documentos, manuales, formatos y protocolos del Drive clasificados por procesos, subprocesos y custodios.
| Código | Nombre del Documento / Formato | Proceso Asociado | Subproceso Clave | Tipo | Responsable / Custodio | Frecuencia | Ubicación Drive | Estado |
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Gobernanza, Equipo Motor & Matriz de Entrevistas
Estructura directiva del proyecto y levantamiento detallado de roles, funciones operativas, entradas, herramientas y salidas.
Carolina Upegui
Sponsor / AdministradoraDirección estratégica, validación de avances y toma de decisiones.
Gustavo Céspedes
Jefe Mtto. & AutomatizaciónLiderazgo técnico unificado de infraestructura, HVAC y BMS.
Diana Carolina Pantoja
Consultora ProcesosArquitectura PHVA, caracterización de macroprocesos y planes.
María Fernanda Castaño
Consultora CambioCultura, liderazgo, talleres vivenciales y observatorio del cambio.
María del Mar Vargas
Gestora de TransformaciónEnlace operativo local, logística, apoyo y custodia documental.
Matriz de Entrevistas y Levantamiento Operativo Detallado
Captura estructurada de 105 responsabilidades y rutinas operativas en 8 puestos clave del Edificio Banco de Bogotá, analizando funciones, entradas, herramientas y salidas.
| # / Responsable | Responsabilidad Principal | Actividad Específica (Detallada) | Frecuencia / Tiempos | Entradas (Lo que recibo) | Herramientas / Plataformas | Salidas (Lo que entrego) | Acción |
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